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文件材料归档范围与保管期限划分的规定
第二条 本规定所称的档案，是指过去和现在的医院各个部门以及个人在从事工作和医疗业务活动中直接形成的对医院有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。
第三条 医院的档案工作实行统一领导、分级管理的方式。
第四条 本院文件材料归档范围是：
（一）本院档案主要包括：行政文书档案、人事档案、医疗业务档案、财务档案、设备仪器档案和工程项目档案；
（二）反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、国家建设和地方建设及历史研究具有查考价值的文件材料；
（三）本院工作活动中形成的在维护国家、地方、单位和职工权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（四）本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；指导科室的文件材料；科室上报的重要文件材料；
（五）其他对本院工作具有利用价值的文件材料。
第五条 医院所有档案资料均应进行专人、专柜管理。
第六条 档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。
第七条 档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分别进行管理。
第八条 档案工作人员应注意档案资料的保护工作。
第九条 在形成文件的次年3-6月，对办理完毕的文件要对照收发文登记本(卡、册)逐一进行核审，缺件及时补齐，并检查每份文件发文过程中的各要素 (如签发、核发、拟稿、印章等)是否完整；收文中文件处理的结果是否注明、处理材料是否齐全，同时剔除不应归档的文件，以保证归档文件的完整、齐全、系统和有效。
第十条 本院形成的文书档案保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年；医疗病历、会计、人事类档案按照国家、行业相关规定执行。
第十一条 永久保管的档案主要包括：
(一) 本院制定的政策性制度、规定等文件材料；
(二) 本院召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三) 本院实施的建设工程形成的重要的文件材料；
(四) 本院关于重要问题的请示、报告与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、专题汇报、综合统计报表等；
(五) 本院机构演变、人事任免、职称评聘、大事记等文件材料；
（六）本院房屋买卖、土地征用，重要的合同协议，资产登记等凭证性文件材料；
（七）本院正式签订的合作协定、协议等重要的文件材料；
（八）局及上级部门制发的属于本院主管业务的重要文件材料；
（九）科室关于重要业务问题的来函、请示与本院的复函、批复等文件材料；
第十二条 定期保管的档案主要包括：
（一）本院职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本院召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本院人事管理工作中形成的一般性文件材料；
（四）本院一般性事务管理文件材料；
（五）本院关于一般性问题的请示、报告与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级单位制发的属于本院主管业务的一般性文件材料；
（九）各科室报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第十三条 本院形成的医疗、设备、人事、基建、会计等文件材料的归档范围和档案保管期限，结合本院的业务工作实际、参照本规定执行。
本院应归档纸质文件材料中，有文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十四条 各科室应结合本科室的管理特点，认真总结，提供本部门所有应该归档的文件材料内容，确保本次编制的《文件材料归档范围与保管期限表》覆盖我院产生的所有有价值的、应该保存的文件。
第十五条 归档文件的装订应以件为单位装订。
(一)对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等短期保存的档案，可以保持原貌，不再拆钉重装。
(二)装订方式和用品应符合档案保护要求，对归档文件无损害，不影响档案的保存寿命。装订方式可采用线装、胶粘等。
(三)装订排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后：复文在前，来文在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在文件之前作为首页。
(四)装订位置：在文件的左侧。装订时应将文件的各页按一定的方式对齐，装订时对齐文件左、下侧。
第十六条 归档文件的分类
采用年度、保管期限、机构(问题)作为通用的分类方法。
(一)按年度分类，即根据形成文件的年度对归档文件进行分类。
(二)按保管期限分类，即根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。
(三)按机构分类，即根据文件的承办单位对归档文件进行分类。
(四)按问题分类，即根据归档文件内容所涉及的不同问题对归档文件进行分类。
第十七条 档案整理一般采取年度、保管期限、机构(问题)相组合的复式分类法。在组合复式分类法时，年度、保管期限作为必选项，机构(问题)为选择项。院内科室每年形成的文件数量较少时，可以选择年度一保管期限两级分类。
第十八条 原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅。副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。
第十九条 查阅、借阅医院档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶，不得在阅览时吸烟，以免造成档案的损坏。
第二十条 严禁医院职工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照医院《保密规定》的有关规定予以处罚。
第二十一条 档案的销毁
（一） 对于超过保管期限和确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，应将销毁档案清单上报院领导，经院领导审核，报批准人批准后，方可销毁。
（二） 任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由分管院长审批，机密级和绝密级档案的销毁由院长审批。
第二十二条 本院编制的《文件材料归档范围与保管期限表》经局审核、备案后，不能随意更改。随本院发展、经营范围扩大、国家相关政策或职能发生变化时，若重新修订本院的文件材料归档范围与保管期限表，并按规定的程序重新报审、备案。
第二十三条 本规定报经局审核批准后实行。
文书档案保管期限表
第一部分 办公室
1、本院党委会议、院委会、院务会议，院领导主持召开的专题会议记录、纪要 永久
２、上级机关、上级领导检查、视察本院及下属部门工作时形成的题词、讲话、照片、音像材料及本院工作汇报的文件材料 永久
３、关于本院领导班子成员人事任免、待遇批复、表彰、决议、决定、重要请示的批复、通知等 永久
4、上级机关制发的文件材料、召开的会议文件材料
（1）属于本院主管业务并要认真执行的 永久
（2）非本院主管业务但须参照执行的 10年
5、本院召开的各种会议、专题会议的文件材料
（1）通知、名单、议程、讲话、报告、决议、纪要等文件材料 永久
（2）典型材料、发言材料、简报、会议记录 30年
6、本院制发的文件材料
（1）制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久
（2）一般业务问题的 30年
（3）其他事务性的、有参考价值的 10年
7、同级单位制发、转发的并要贯彻执行的文件材料
（1）与本院有关的 30年
（2）需要参考执行的 10年
8、本院向上级机关、局机关请示与上级机关、局机关批复、批示
（1）重要业务问题的 永久
（2）一般业务问题的 30年
9、本院年度和年度以上的计划、总结、有关管理制度、岗位职责等文件材料 永久
年度以下的计划、总结、统计材料 10年
10、同级单位、下级科室的来函、请示与本院的复函、批复等文件材料
（1）重要业务问题的 永久
（2）一般业务问题的 30年
11、本院机构设置、科室撤并、名称更改、组织简则、人员编制、
印模启用和作废等文件材料 永久
12、本院盖章审批单、销毁文件登记册 永久
13、本院介绍信存根、收发文登记表等 永久
14、本院机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年
15、接待工作的计划、方案
（1）重要业务问题的 30年
（2）一般业务问题的 10年
16、本院各科室报送的年度计划、总结、有关管理制度、岗位职责等文件材料 10年
17、档案方面
（1）本院关于档案工作、保密工作、医疗资料管理规定、制度等文件材料 30年
（2）本院大事记、组织沿革、文件汇编等 永久
（３）本院关于档案、医疗资料管理工作向上级的请示、报告及上级单位的批复
重要的 永久
一般的 30年
（4）档案移交清册、销毁清册、统计报表等 永久
（5）档案工作规范制度、档案利用、开发成果资料等 30年
（6）有关信息工作的通知，规定等 10年
（7）图书资料方面的材料 30年
18、局与本院的绩效目标责任书及目标考核，本院与院属科室的目标责任书 永久
22、本院工作计划、总结、报告、各类医疗业务统计报表等材料 永久
23、本院与有关单位签订的合同（有授权委托的，须含授权委托书原件）、协定、协议、议定书等 永久
24、本院重要物资和资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结等 永久
25、本院医疗仪器设备管理条例、办法、方案、规定、通告、设备台账 永久
26、本院医疗仪器设备管理规划、计划、总结、设备运行管理文件、设备技术管理文件、备品备件管理文件 30年
27、本院调研、考察材料、购买设备的申请、批复文件 永久
第二部分：病案室
1、病案、诊断记录 30年
2、病历 15年
3、病理诊断 30年
4、死亡原因分析 30年
5、保健医疗年报及统计材料 10年
6、环境卫生防病措施 10年
第三部分：财务科
1、涉外、涉及房地产权有关凭证 永久
2、原始凭证 15年
3、原始凭证 15年
4、记账凭证 15年
5、汇总凭证 15年
6、总账（包括日记总账） 15年
7、各类明细账 15年
8、现金日记账、银行存款日记账 25年
9、固定资产台账 5年
10、已报废固定资产卡片 5年
11、涉外、涉及房地产权有关会计账簿 永久
12、辅助账薄 15年
13、年度会计报表（决算）（包括文字分析） 永久
14、月、季度会计报表（包括文字分析） 3年
15、基本建设报表 3年
16、主要财务指标快报（包括文字分析） 3年
17、会计移交清册 15年
18、会计档案保管清册 永久
19、会计档案销毁清册 永久
20、银行余额调节表 5年
21、银行对账单 5年
第四部分：人事科
一、在职职工
1、履历材料 永久
2、自传材料 永久
3、鉴定、考核、考察材料 永久
4、评定岗位技能和学历材料 永久
5、政审材料 永久
6、参加党派材料 永久
7、奖励材料 永久
8、处分材料 永久
9、任免呈报表和工资、待遇审批材料 永久
10、其他可供组织参考有保存价值的材料 永久
11、技术职称或工种级别的确认材料 永久
二、退休职工（归档范围同在职职工） 永久
三、离岗职工（归档范围同在职职工） 永久
四、死亡职工（归档范围同在职职工） 永久